הזמנת נסיעות לאירועים – המדריך המלא

לחתונה, למסיבת סיום, לכנס, לבר/בת מצווה – איך מזמינים הסעה לאירועים? לאירועים גדולים קשה להגיע בתחבורה ציבורית, וקשה גם להגיע ברכב פרטי ולמצוא חניה. שירותי הסעות לאירועים יחסכו לכם בעומס בכבישים ויעזרו לאורחים שלכם להגיע בזמן, והכי חשוב – בכיף ובלי עצבים. כל המידע על הזמנת נסיעות לאירועים

איך לתאם הסעה לאירוע?

הדבר הראשון שצריך לעשות כשרוצים להזמין נסיעות לאירועים זה רשימה שתענה על כל השאלות החשובות: כמה אנשים מגיעים לאירוע? כמה מגיעים מחוץ לעיר? מה לוח הזמנים של האירוע? האם אנשים מגיעים וחוזרים בשעות שונות? האם יש אירועים נוספים באותו מקום שעלולים לגרום לעומס בכבישים?

כמה עולה הזמנת נסיעות לאירועים?

השלב הבא הוא לאתר שירות הסעות, כמו זה למשל, שנקרא TRAPICK ומציע הזמנת נסיעות לאירועים בכל רחבי הארץ, לפי מספר הנוסעים הדרוש וגודל ההסעה (מיניבוסים, אוטובוסים, מוניות גדולות). באופן כללי, העלות מורכבת ממספר כלי הרכב והנהגים שתשכרו, ולכמה שעות או ימים אתם זקוקים להם.

חישוב מסלול מחדש

לתכנן את מסלול ההסעה זה אולי השלב הכי מאתגר בתהליך, וחשוב לתכנן את המסלול האופטימלי לנסיעה שלכם. כמה אנשים עולים בכל תחנת איסוף? מה המרחק בין התחנות? איפה הכי נכון להתחיל באיסוף מבחינת העומס בכבישים? בקשו מחברת ההסעות לערוך נסיעת מבחן בשעות שבהן האירוע מתוכנן, כדי לדעת לתזמן נכון כל תחנה ולהודיע לאורחים שלכם מתי הם צריכים להיות בתחנה הקרובה אליהם.

מה לגבי אירועים שמתפרשים על פני כמה שעות או ימים- כמו כנסים או תערוכות?

אם האירוע שלכם הוא לא חתונה, שאליה כל האורחים מגיעים פחות או יותר באותה השעה, אתם זקוקים לשאטלים שנוסעים הלוך-חזור, מתחנות האיסוף לאולם – ובחזרה. במקרה כזה, צריך לתכנן כמה אנשים אמורים להגיע בכל זמן נתון, ולפי זה לחשב כמה אוטובוסים צריך ובאיזו תדירות הם יצאו. שאלו את עצמכם: מתי אנשים ירצו להגיע? הזמנת נסיעות לאירועים היא כל קודם עניין של תכנון- בתערוכות בדרך כלל אנשים יגיעו לאורך כל היום, ובכנסים צפוי להיות פיק בפתיחת הכנס בבוקר, ופיקים נוספים לפני הרצאות חשובות שנרשמו אליהן הרבה אנשים, או פעילויות חברתיות שאנשים לא רוצים לפספס.

חיסכון בזמנים

אם לאירוע יש שעת התכנסות שאסור לפספס – אז פשוט אסור לפספס. חשבו כמה זמן לפני שעת ההתחלה המוזמנים שלכם צריכים להיות בתחנות האיסוף כדי להגיע בזמן. האם זה נכון להזמין אוטובוס שמכיל 50 מקומות לנסיעה של 30 דקות בעבור 200 מוזמנים שצריכים להיות ב-08:00 בדיוק באירוע הפתיחה של כנס? עדיף שלא, כי זה ייקח שעתיים! במקרה כזה, שני אוטובוסים שיעשו שני סיבובים יחסכו זמן, ולא יגרמו לאורחים שלכם לקום מוקדם מדי מצד אחד, ולהגיע למקום לפני הזמן בלי סיבה מצד שני.